Colegio	Notaria		Empresa publica
Documentos que se archivan	Matriculas, actas de grado , controles de asistencia, seguimiento académico y convivencia	Testamento, capitulaciones, Poder, compraventa, préstamo hipotecario, Constitución de sociedades mercantiles, Aceptación y partición de herencia, actas matrimoniales, actas de nacimiento y defunción		Libros Oficiales: Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas. Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo. Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión. Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial. Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye. Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida. Documentos Socio-laborales Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas. Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales
Almacenamiento:	Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados  Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor Sustantivo, histórico o cultural.  Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.  Código: Signo alfanumérico asignado a las series, sub series, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y Combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
RECUPERACION:	Manual, sistemática, búsqueda por computadora		Manual, sistemática, búsqueda por computadora		Manual, sistemática, búsqueda por computadora
CLASIFICACION:	Legajo, Carpeta, códigos, Fechas, alfabéticamente		Guias,Legajo, carpeta, serie,folio,Fechas, alfabéticamente		Guía, carpetas, códigos, fechas, software
SEGURIDAD:	Lugar cerrado, llaves, cámaras,		Lugar cerrado, llaves, cámaras, sensores, biometría, huellas dactilares		Lugar cerrado, llaves, cámaras, sensores, biometría, huellas dactilares
CUSTODIA	Secretaria.		Notario		Gerente
DISTRIBUCION:	Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados		Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados		Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados
WORKFLOW	Toma de datos		Toma de datos		Toma de datos
CREACION	Asistente Administrativo		Asistente administrativo		Asistente Administrativo
AUTENTICACION	Firma y sello del colegio y del rector		Firma y sello de la notaria y del notario		Firma y sello del gerente y de la empresa.

ACTA 

El término acta puede referirse:

• al acta, un documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos países;
• al acta, un documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etcétera;
• a las actas de una reunión científica, conferencia, congreso o jornada de trabajo, que recogen un resumen de los trabajos allí presentados y, a veces, el contenido de los mismos;

ACTA DE INICIO 

POLIZA

MEMORANDO 

CARTA CIRCULAR

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

ACUERDO/CONTRATO 

CONCEPTO DE CONTRATO 

EJEMPLOS DE RESOLUCIONES COLOMBIANAS 

RESOLUCIÓN 

Una resolución es una moción escrita por una Asamblea. La sustancia de la resolución puede ser nada que normalmente pueda ser propuesto como una moción. Para largas o importantes mociones, aunque es a menudo mejor tenerlas escritas para que esa discusión sea más fácil o que así pueda ser distribuida por fuera del cuerpo, luego de su adopción. Esto es especialmente útil en el caso del tablero de directores o unacorporación, la cual usualmente necesita dar su consentimiento al estado real para la compra o venta de la corporación. Tal resolución, cuando es certificada por la secretaría de corporación, da asesoramiento al otro lado de la transacción que la venta fue correctamente autorizada.

En una casa de una legislatura, el término resolución se refiere a medidas que no se han convertido en leyes. Esto es usado para diferenciar aquellas medidas de una cuenta, la cual es también una resolución en el sentido técnico. La resolución es a menudo usada para expresar el aprobamiento o desaprobamiento del cuerpo de algo que no pueden votar de otra manera, debido a la materia que es dirigida por otrajurisdicción, o protegida por una constitución. Un ejemplo sería una resolución de apoyo para las tropas de una nación en una batalla, la cual no tiene peso legal, pero es adoptada para apoyo moral.

Sin embargo, una legislatura también usa resoluciones para ejercitar uno de sus poderes que no es un poder legislativo. Por ejemplo, el Congreso de los Estados Unidos declara guerra o propone enmiendas constitucionales mediante la adopción de una resolución de empalme. Una casa de legislatura también puede usar una resolución para ejercitar sus poderes específicos, como la Cámara de los Comunes Británicapueden elegir su Presidente o como en la Cámara de los Representantes de Estados Unidos pueden acusar a un oficial del gobierno.

FACTURA

FACTURA 

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de [[Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.

Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII^] son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CEE del Consejo que define además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido).

La identificación tributaria en la Unión Europea regula y normaliza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.

Tipos de facturas

Las facturas pueden ser de varios tipos, aunque los más frecuentes son los siguientes:

Factura ordinaria

Las facturas ordinarias documentan la entrega de productos o la provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios, contienen todos los datos que requiere la normativa.

Factura simplificada

Las facturas simplificadas documentan la entrega de productos o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la deducción de IVA, sí que pueden incorporarlo. Sólo se permiten en determinados casos y para importes reducidos.

Factura rectificativa

Las facturas rectificativas documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Factura recapitulativa

Las facturas recapitulativas documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Variantes de una factura 

Además existen las siguientes variantes:

• Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original (que permanecerá en poder del receptor o destinatario). Debe llevar la indicación de "copia" para distinguirla del original.
• Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de "duplicado" para permitir distinguirla del original, en caso de que aparezca el original.
• Factura electrónica: es una versión electrónica de la factura, usualmente en formato XML, la cual tiene validez legal y no es necesaria la versión física del documento.
• Factura pro-forma o forma libre: Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante; se utiliza fundamentalmente en comercio internacional para obtener las licencias de importación, para la apertura de créditos documentarios o para el envío de muestras comerciales porque no obliga a cumplir las obligaciones legales de un proyecto de ley que daría lugar a una verdadera. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Factura electrónica normalizada

Dada la libertad normativa para que la factura pueda tener cualquier aspecto, se crea un problema cuando el obligado tributario receptor utiliza medios informáticos para digitalizar la factura, obteniendo la información de sus campos con sistemas OCR, dado que no siempre es fácil determinar la información de relevancia contable y fiscal. Para facilitar este proceso, el grupo de trabajo UNeDocs de las Naciones Unidas y en España el Grupo de Trabajo de Factura de ASIMELEC (que sigue las recomendaciones de las Naciones Unidas) propone que los emisores utilicen diversos modelos de factura en función de la complejidad que requiera la factura.