Colegio	Notaria		Empresa publica
Documentos que se archivan	Matriculas, actas de grado , controles de asistencia, seguimiento académico y convivencia	Testamento, capitulaciones, Poder, compraventa, préstamo hipotecario, Constitución de sociedades mercantiles, Aceptación y partición de herencia, actas matrimoniales, actas de nacimiento y defunción		Libros Oficiales: Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas. Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo. Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión. Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial. Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye. Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida. Documentos Socio-laborales Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas. Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales
Almacenamiento:	Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados  Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor Sustantivo, histórico o cultural.  Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.  Código: Signo alfanumérico asignado a las series, sub series, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y Combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
RECUPERACION:	Manual, sistemática, búsqueda por computadora		Manual, sistemática, búsqueda por computadora		Manual, sistemática, búsqueda por computadora
CLASIFICACION:	Legajo, Carpeta, códigos, Fechas, alfabéticamente		Guias,Legajo, carpeta, serie,folio,Fechas, alfabéticamente		Guía, carpetas, códigos, fechas, software
SEGURIDAD:	Lugar cerrado, llaves, cámaras,		Lugar cerrado, llaves, cámaras, sensores, biometría, huellas dactilares		Lugar cerrado, llaves, cámaras, sensores, biometría, huellas dactilares
CUSTODIA	Secretaria.		Notario		Gerente
DISTRIBUCION:	Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados		Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados		Sistematizada, gabinetes, estantes debidamente rotulados
WORKFLOW	Toma de datos		Toma de datos		Toma de datos
CREACION	Asistente Administrativo		Asistente administrativo		Asistente Administrativo
AUTENTICACION	Firma y sello del colegio y del rector		Firma y sello de la notaria y del notario		Firma y sello del gerente y de la empresa.

ACTA 

El término acta puede referirse:

• al acta, un documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos países;
• al acta, un documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etcétera;
• a las actas de una reunión científica, conferencia, congreso o jornada de trabajo, que recogen un resumen de los trabajos allí presentados y, a veces, el contenido de los mismos;

ACTA DE INICIO 

POLIZA

MEMORANDO 

CARTA CIRCULAR

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.